Se genera o apertura un expediente cuando iniciamos un nuevo asunto o trámite dentro de cualquier Unidad Administrativa (Dirección o Gerencia) y, para nuestro caso en particular, cuando iniciamos algún proyecto, facturable o de investigación, principalmente.
De acuerdo con la Ley General de Archivos: “Expediente es la unidad documental compuesta por documentos de archivo ordenados y relacionados para un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados” (Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018).
Para proceder con la apertura de expedientes se debe utilizar el formato de portada de expediente, que distribuye la Coordinación de Archivos del IMP, el cual contiene los elementos necesarios para su identificación y clasificación archivística, según lo dispuesto en nuestro Catálogo de Disposición Documental vigente.
Se les informa que el formato de portada de expedientes se encuentra a disposición de los servidores públicos designados Responsables de Archivo de Trámite de su Unidad Administrativa, así como para quienes tienen bajo su responsabilidad la generación y/o administración de documentos de archivo, que deban ser organizados y resguardados en expedientes dentro del marco de la Ley General de Archivos.